KI & Automation
Florian
Jahrelange Erfahrung als Geschäftsführer und technisches KI-Know-how. Er kennt jeden Workflow, jeden Trick um aus einem einfachen Produktbild eine komplette Kampagne zu produzieren.
Automatisierung für Betriebe
Deine
Leute
machen
Arbeit,
Deine
Leute
machen
Arbeit,
die
keiner
mehr
machen
muss.
Angebote nachfassen, Rechnungen hinterherlaufen, Wartungstermine raussuchen, Anfragen sortieren. Das kostet in vielen Betrieben ein bis zwei Arbeitstage pro Woche. Wir bauen die Abläufe so um, dass sie von selbst laufen.
Deine Programme bleiben, wie sie sind
Fester Preis pro Automatisierung
Erste läuft nach zwei bis drei Wochen
Läuft ohne dich
0 Klicks nötig
Angebot 2026-0412 · Fam. Kessler
läuft
Angebot rausgegangenaus deinem Programm, wie immer
Start
Tag 3 · erinnertin deinem Ton, mit deiner Adresse
Auto
Tag 10 · nachgefasstkeine Antwort, läuft weiter
Auto
Kunde hat geantwortetStopp. Landet in deinem Postfach.
Fertig
Aufwand für deinen Mitarbeiter
0 Minuten
Wo die Zeit hingeht
Es ist nie eine große Aufgabe. Es sind hundert kleine.
Niemand im Betrieb sagt „ich verliere zehn Stunden die Woche". Die Zeit geht in Zehn-Minuten-Blöcken weg, verteilt über den Tag, und deshalb fällt sie nie jemandem auf.
Abtippen und weiterreichen
Dieselbe Information wandert aus der Mail ins Programm, von dort in die Tabelle und am Ende in die Buchhaltung. Jedes Mal von Hand, jedes Mal mit der Chance auf einen Zahlendreher.
Hinterherlaufen
Angebot ohne Antwort, Rechnung überfällig, Wartung längst fällig. Es passiert nur dann etwas, wenn jemand zufällig daran denkt oder gerade Luft hat.
Alles hängt an einer Person
Eine im Team weiß, wie es geht. Ist sie krank oder im Urlaub, steht der Ablauf. Aufgeschrieben ist nichts, weil nie jemand Zeit dafür hatte.
Rechne selbst nach
Was kostet dich die Handarbeit im Jahr?
Drei Regler, dreißig Sekunden. Wir rechnen bewusst vorsichtig und legen jede Annahme offen. Was am Ende steht, ist keine Zusage, sondern die Größenordnung, über die wir im Gespräch reden.
Kosten dieser Handarbeit im Jahr
112.320 €
Das ist keine Rechnung, die dir jemand schickt. Sie steht trotzdem in deinen Lohnkosten, nur ohne eigene Zeile.
Stunden pro Monat208
Kosten pro Monat9.360 €
Davon einsparbar56.160 €
Gerechnet mit 4,33 Wochen im Monat. Bei „einsparbar“ nehmen wir an, dass sich die Hälfte dieser Arbeit automatisieren lässt. Manche Abläufe schaffen mehr, andere deutlich weniger. Was bei dir geht, sehen wir erst, wenn wir den Prozess einmal durchgesprochen haben.
Was sich automatisieren lässt
Wir bauen keine Software. Wir bauen deine Abläufe nach.
Immer an dem entlang, was bei dir heute schon passiert, nur ohne die Handgriffe dazwischen. Ein paar Beispiele aus den Bereichen, in denen wir am häufigsten anfangen.
Angebote automatisch nachfassen
Für alle, die Angebote schreibenJedes Angebot bekommt nach drei, sieben und vierzehn Tagen eine kurze Nachricht in deinem Ton. Antwortet der Kunde, stoppt alles sofort und landet in deinem Postfach.
Vorher
Nachhaken passiert, wenn jemand zufällig dran denkt
Nachher
Jedes Angebot wird verfolgt, ohne dass jemand daran denken muss
Angebote aus der Anfrage erzeugen
Für wiederkehrende LeistungenAus der Anfrage werden Positionen, Mengen und Preise vorbefüllt. Dein Mitarbeiter prüft und schickt raus, statt jedes Mal bei null anzufangen.
Vorher
Jedes Angebot wird von Hand zusammengebaut
Nachher
Entwurf liegt fertig da, es bleibt das Prüfen
Bestellungen und Auftragsbestätigungen
Handel, Produktion, MontageAuftrag rein, Bestätigung raus, Bestellung beim Lieferanten ausgelöst, Termin im Kalender. Ohne dass jemand dieselben Daten dreimal eingibt.
Vorher
Dieselben Zahlen wandern durch drei Systeme
Nachher
Einmal erfasst, überall vorhanden
Terminplanung und Erinnerungen
Für alles mit Vor-Ort-TerminenDer Kunde bekommt die Bestätigung, am Vortag die Erinnerung, bei Verschiebung die neue Uhrzeit. Deine Disposition sieht den Stand, ohne jemanden anzurufen.
Vorher
Leerfahrten, weil niemand zu Hause war
Nachher
Erinnerung geht automatisch raus, Absagen kommen früher
Rechnungen automatisch stellen
Wiederkehrende LeistungenIst der Auftrag abgeschlossen oder der Monat vorbei, geht die Rechnung raus. Aus den Daten, die ohnehin im System stehen, mit der richtigen Nummer und den richtigen Positionen.
Vorher
Rechnungen sammeln sich, bis jemand einen Nachmittag frei hat
Nachher
Geht raus, sobald die Leistung erbracht ist
Zahlungserinnerungen und Mahnstufen
Für jeden, der auf Geld wartetÜberfällige Rechnungen werden erkannt und angemahnt, in der Reihenfolge und im Ton, den du festlegst. Bei Zahlungseingang stoppt es von selbst.
Vorher
Gemahnt wird, wenn es auffällt, oft nach Wochen
Nachher
Feste Stufen, ohne dass jemand die Liste durchgeht
Belege erfassen und zuordnen
Vorbereitung für die BuchhaltungLieferscheine, Tankquittungen, Eingangsrechnungen werden ausgelesen, dem Projekt zugeordnet und abgelegt. Der Steuerberater bekommt sortierte Unterlagen statt einer Schuhschachtel.
Vorher
Belege werden am Monatsende gesucht und abgetippt
Nachher
Foto genügt, der Rest passiert im Hintergrund
Stunden und Material erfassen
Baustelle, Montage, ServiceDie Leute erfassen Stunden und Material am Handy, in zwei Klicks. Es landet direkt am Projekt, nicht auf einem Zettel, der abends im Auto liegen bleibt.
Vorher
Zettel, Rückfragen, Nachtragen am Freitag
Nachher
Erfasst, wo die Arbeit passiert
Anfragen sofort beantworten
Formular, Mail, TelefonNeue Anfragen bekommen in Minuten eine Rückmeldung mit den Fragen, die ihr sowieso immer stellt. Wer antwortet, ist vorqualifiziert, bevor sich jemand von euch damit befasst.
Vorher
Die Anfrage von Dienstagabend wird Donnerstag bearbeitet
Nachher
Antwort geht sofort raus, mit den richtigen Rückfragen
Anrufe entgegennehmen, wenn keiner rangeht
Ersatz für die MailboxStatt Mailbox nimmt ein Sprachassistent den Anruf an, fragt Name, Anliegen und Rückrufnummer ab und legt daraus eine Notiz an. Dringende Fälle gehen sofort als Nachricht an den Bereitschaftshandy.
Vorher
Wer auf der Mailbox landet, ruft beim Nächsten an
Nachher
Anliegen ist erfasst, ihr ruft gezielt zurück
Ordnung im Kundenstamm
CRM, Excel, gewachsene ListenDubletten raus, Karteileichen markiert, unvollständige Datensätze ergänzt und in eine zweite Liste ausgelagert. Dein Team arbeitet danach eine sortierte Liste ab statt einer chronologischen.
Vorher
Tausende Einträge, mit denen niemand mehr arbeitet
Nachher
Sortiert nach dem, was sich lohnt
Antworten auf immer dieselben Fragen
Support und InnendienstPreise, Liefertermine, Öffnungszeiten, Formulare. Was zehnmal pro Woche gefragt wird, beantwortet ein Assistent aus euren eigenen Unterlagen. Alles andere geht weiter an einen Menschen.
Vorher
Dieselbe Auskunft wird jeden Tag neu getippt
Nachher
Standardfälle laufen durch, der Rest wird übergeben
Wartungsverträge, die sich selbst melden
SHK, Elektro, Aufzug, MaschinenDas System kennt die Intervalle und meldet sich rechtzeitig beim Kunden mit Terminvorschlägen. Wer nicht reagiert, wird nachgefasst. Deine Disposition sieht, was offen ist.
Vorher
Wartungen fallen auf, wenn der Kunde anruft
Nachher
Termine werden angeboten, bevor jemand fragt
Berichte und Protokolle
Service, Prüfung, AbnahmeAus den Angaben vom Einsatz entsteht das fertige Protokoll als PDF, geht an den Kunden und wird abgelegt. Ohne dass abends jemand Formulare abtippt.
Vorher
Berichte werden nachts oder am Wochenende geschrieben
Nachher
Fertig, bevor das Auto wieder am Hof steht
Onboarding neuer Mitarbeiter
Wenn jemand anfängtZugänge, Ausrüstung, Unterlagen, Einweisungen. Eine Liste, die von selbst abläuft und den Verantwortlichen erinnert, statt in einem Kopf zu existieren.
Vorher
Jeder Start läuft anders, immer fehlt etwas
Nachher
Gleicher Ablauf, ohne dass jemand ihn im Kopf hat
Der Wochenbericht, den niemand schreiben will
GeschäftsführungOffene Angebote, überfällige Rechnungen, anstehende Wartungen, Auslastung. Montagmorgen als eine Nachricht, statt sich durch vier Programme zu klicken.
Vorher
Zahlen holt man sich, wenn man Zeit hat
Nachher
Stand liegt jeden Montag auf dem Tisch
So gehen wir vor
Wir fangen mit einem Ablauf an, nicht mit einem Projekt.
Große Digitalisierungsvorhaben scheitern, weil sie ein halbes Jahr dauern und dann keiner mehr weiß, warum man angefangen hat. Wir nehmen einen Ablauf, bauen ihn fertig und übergeben ihn.
01
Wir schauen zu
Eine Stunde mit der Person, die den Ablauf heute macht. Nicht mit dir, sondern mit ihr. Wir wollen die Klicks sehen, nicht die Beschreibung davon. Danach wissen wir, was sich lohnt und was nicht.
Kostet dich eine Stunde
02
Wir bauen und testen
Der Ablauf wird nachgebaut und läuft erst mal parallel mit. Ihr seht bei jedem Schritt, was passiert wäre. Erst wenn das ein paar Tage sauber läuft, schalten wir scharf.
Zwei bis drei Wochen
03
Wir übergeben es dir
Mit einer Anleitung, die auch jemand versteht, der nicht dabei war. Du siehst, wo etwas hakt, und kannst Texte und Fristen selbst ändern. Wir bleiben für Anpassungen erreichbar.
Dokumentiert, nicht im Kopf
Wie wir abrechnen
Pro Ablauf, nicht pro Stunde.
Du weißt vorher, was es kostet und was dabei herauskommt. Wenn wir uns verschätzen, ist das unser Problem und nicht deins.
Was du bekommst
Für jede Automatisierung nennen wir einen festen Preis, bevor gebaut wird. Darin steckt der Aufbau, der Testlauf, die Übergabe und die Anleitung.
Danach kannst du monatlich einen Betreuungsvertrag dazunehmen, musst aber nicht. Läuft alles, brauchst du uns nicht.
- Fester Preis pro Ablauf, vor dem Start genannt
- Testlauf parallel zum Alltag, bevor scharf geschaltet wird
- Anleitung, mit der auch ein Nachfolger klarkommt
- Zugänge und Konten laufen auf dich
Was wir nicht machen
Wir verkaufen dir keine eigene Software, an die du dich bindest, und wir tauschen dein Handwerks- oder Warenwirtschaftsprogramm nicht aus. Es bleibt, wie es ist. Wir hängen uns hinten dran.
Und wir automatisieren nichts, was danach niemand mehr versteht. Wenn ein Ablauf so kompliziert ist, dass er nur mit uns funktioniert, haben wir dir ein Problem gebaut und keine Lösung.
- Kein Systemwechsel, kein Datenumzug
- Keine Lizenz, die nur bei uns läuft
- Keine Automatisierung ohne Notausschalter
- Nichts, was dein Team nicht selbst anhalten kann
Passt das zu dir
Wir sagen dir vorher, wenn sich der Aufwand nicht lohnt.
Manche Abläufe automatisiert man besser nicht. Wenn etwas dreimal im Jahr vorkommt, ist Handarbeit billiger als jede Lösung, die wir bauen könnten.
Das lohnt sich
- Ein Ablauf, der jede Woche mehrfach vorkommt
- Klare Regeln, auch wenn sie bisher nur im Kopf stehen
- Betriebe ab etwa fünf Leuten im Innendienst
- Jemand im Haus, der Fragen zum Ablauf beantworten kann
- Bereitschaft, den Ablauf einmal wirklich anzuschauen
Das lassen wir lieber
- Abläufe, die selten vorkommen oder jedes Mal anders sind
- Entscheidungen, die Erfahrung brauchen statt Regeln
- Wer eigentlich ein neues System will, kein automatisiertes altes
- Betriebe, in denen niemand Zeit für die eine Stunde hat
- Wer damit Leute ersetzen will statt sie zu entlasten
Bevor du fragst
Die Fragen, die im Erstgespräch immer kommen.
Müssen wir dafür unsere Programme wechseln?
Nein, und wir raten sogar davon ab. Dein Handwerks-, Waren- oder Buchhaltungsprogramm bleibt. Wir docken hinten an, meistens über Mail, Ordner, Formulare oder eine vorhandene Schnittstelle.
Das ist Absicht. Wer die Automatisierung tief in eine Software baut, hat nach dem nächsten Update ein Problem.
Was passiert mit unseren Daten?
Sie bleiben bei dir. Zugänge und Konten laufen auf deinen Namen, verarbeitet wird nur, was für den Ablauf nötig ist. Wo Kundendaten im Spiel sind, arbeiten wir mit europäischen Anbietern und schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dir ab.
Eine Rechtsberatung ist das nicht. Wenn du es genau geprüft haben willst, lohnt sich der Blick deines Datenschutzbeauftragten, und wir liefern die Unterlagen dafür.
Brauchen wir dafür technisches Wissen im Betrieb?
Nein. Bedienen muss es niemand, das ist ja der Punkt. Was du können solltest: Texte und Fristen ändern, und sehen, ob etwas hängt. Beides zeigen wir bei der Übergabe, und es steht in der Anleitung.
Wenn du eine eigene IT hast, arbeiten wir mit ihr zusammen. Wenn nicht, geht es auch ohne.
Was, wenn sich unser Ablauf ändert?
Kleine Sachen wie Texte, Fristen oder Empfänger änderst du selbst. Für alles Größere meldest du dich, wir passen es an und sagen dir vorher, was es kostet.
Deshalb dokumentieren wir sauber. Eine Automatisierung, die nur wir verstehen, ist für dich wertlos, sobald wir nicht erreichbar sind.
Und wenn etwas schiefläuft?
Jeder Ablauf hat einen Notausschalter und eine Stelle, an der ein Mensch draufschaut, bevor etwas nach außen geht. In den ersten Wochen läuft alles parallel zum bisherigen Weg mit, damit man vergleichen kann.
Was nach außen geht, sehen wir uns besonders genau an. Eine falsche Rechnung oder eine Erinnerung an den falschen Kunden kostet mehr Vertrauen, als die Automatisierung an Zeit einspart.
Ersetzen wir damit Mitarbeiter?
Das ist nicht der Zweck, und ehrlich gesagt funktioniert es auch selten so. In den Betrieben, mit denen wir reden, fehlen Leute, sie sind nicht zu viele.
Was passiert: Die Person, die bisher Zettel abgetippt hat, macht danach die Arbeit, für die sie eingestellt wurde. Wenn dein Ziel ist, Stellen zu streichen, sind wir wahrscheinlich die falschen.
Wie schnell läuft die erste Automatisierung?
Zwei bis drei Wochen für einen klar umrissenen Ablauf, gerechnet ab dem Gespräch, in dem wir zuschauen. Davon ist etwa eine Woche Testlauf.
Länger dauert es, wenn Daten erst sortiert werden müssen oder mehrere Abteilungen daran hängen. Das sagen wir vorher, nicht mittendrin.
Womit fangen wir am besten an?
Mit dem Ablauf, über den sich dein Team am häufigsten aufregt. Der ist selten der teuerste, aber fast immer der, bei dem man den Unterschied sofort merkt.
Meistens landen wir beim Nachfassen von Angeboten oder bei den Rechnungen, weil dort Zeit und Geld gleichzeitig liegen bleiben.
Nenn uns einen Ablauf, der nervt.
Im Erstgespräch gehen wir ihn einmal durch und sagen dir, ob sich eine Automatisierung rechnet und was sie ungefähr kostet. Wenn nicht, sagen wir das. Dauert dreißig Minuten und kostet dich nichts.
Antwort innerhalb von 24 Stunden. Studio Smart
