Jede
Woche
dieselben
Handgriffe.
Ab
jetzt
macht
sie
niemand
mehr.
Wir nehmen einen wiederkehrenden Ablauf aus deinem Betrieb und bauen ihn nach, bis er von allein läuft. In deinen vorhandenen Programmen, ohne Systemwechsel.
Wähl einen Ablauf und schau, was passiert.
Das sind die Abläufe, nach denen im Mittelstand am häufigsten gefragt wird. Klick links auf einen, rechts läuft er durch.
Keiner davon ist ein Standardprodukt. Wir schauen erst zu, wie ihr es heute macht, und bauen dann genau das nach.
Vier Fragen, und du weißt es selbst.
Nicht jeder Ablauf ist es wert, automatisiert zu werden. Wenn du bei allen vier ja sagst, lohnt es sich fast immer.
Täglich, wöchentlich, bei jedem Auftrag. Etwas, das dreimal im Jahr vorkommt, macht man weiter von Hand — das rechnet sich nicht.
Es darf Ausnahmen geben, aber der Normalfall muss klar sein. Wenn jeder Fall anders ist, gibt es nichts nachzubauen.
Wenn eine Person im Betrieb den Ablauf Schritt für Schritt aufsagen kann, können wir ihn bauen. Wenn nicht, ist das der erste Schritt.
Die besten Kandidaten sind die Aufgaben, die jeder wegschiebt. Da steckt nicht nur Zeit drin, sondern auch der Grund, warum Dinge liegen bleiben.
Fällt dir gerade nichts ein? Dann frag die Person, die am meisten am Rechner sitzt. Die weiß es sofort.
Erst zuschauen, dann bauen, dann übergeben.
Große Digitalisierungsvorhaben scheitern daran, dass sie ein halbes Jahr dauern und am Ende keiner mehr weiß, warum man angefangen hat. Wir nehmen einen Ablauf und machen ihn fertig.
Wir schauen zu
Eine Stunde mit der Person, die den Ablauf heute macht. Nicht mit dir, sondern mit ihr. Wir wollen die Klicks sehen, nicht die Beschreibung davon. Danach wissen wir, was sich lohnt und was nicht — und sagen es dir auch, wenn die Antwort nein lautet.
Kostet dich eine StundeWir bauen und lassen parallel mitlaufen
Der Ablauf wird nachgebaut und läuft erst einmal neben eurem her. Ihr seht bei jedem Vorgang, was passiert wäre, und könnt vergleichen. Erst wenn das ein paar Tage sauber durchläuft, schalten wir scharf.
Vier bis acht WochenWir übergeben es dir
Mit einer Anleitung, die auch jemand versteht, der nicht dabei war. Du siehst, wo etwas hakt, und änderst Texte, Fristen und Preise selbst. Zugänge und Konten laufen auf dich, nicht auf uns.
Es gehört dirAm Ende steht etwas da, das dir gehört.
Kein Abo auf einer Plattform, aus der du nicht mehr rauskommst. Der Ablauf läuft auf deinen Zugängen und bleibt bestehen, auch wenn wir nicht mehr zusammenarbeiten.
Das ist dabei
- Der fertig gebaute Ablauf, auf deinen Konten und Zugängen
- Eine Übersicht, in der du siehst, was gelaufen ist und wo etwas hängt
- Eine Anleitung in normaler Sprache, auch für den, der neu dazukommt
- Texte, Fristen und Preise änderst du selbst, ohne uns zu fragen
- Eine Einweisung für die Leute, die damit arbeiten
- Ein fester Preis, den du vor dem Start kennst
Das machen wir nicht
- Deine Software austauschen. Was läuft, bleibt.
- Einen Ablauf bauen, den vorher niemand erklären konnte
- Etwas scharf schalten, bevor es parallel sauber gelaufen ist
- Entscheidungen automatisieren, die ein Mensch treffen sollte
- Zugänge auf unseren Namen laufen lassen
- Dir sagen, es lohnt sich, wenn es sich nicht lohnt
Was im Erstgespräch immer kommt.
Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
Nein. Das ist der häufigste Grund, warum solche Vorhaben scheitern: Es wird ein neues System eingeführt, alle müssen umlernen, und nach einem halben Jahr arbeitet die Hälfte wieder wie vorher.
Wir bauen daneben. Euer Programm bleibt, wo es ist, und der Ablauf greift darauf zu. Für die Leute im Betrieb ändert sich der Arbeitsplatz nicht, nur die Arbeit wird weniger.
Was kostet das?
Das hängt am Ablauf. Ein Ablauf mit vier Schritten und zwei Programmen ist etwas anderes als einer, der durch euer ERP, euren Kalender und den Außendienst läuft. Deshalb nennen wir keinen Preis auf der Website, den wir nachher doch nicht halten können.
Was wir zusagen: Du bekommst einen festen Preis, bevor wir anfangen, und der ändert sich danach nicht. Wenn wir uns verschätzen, ist das unser Problem, nicht deins.
Wir sind zwölf Leute. Sind wir zu klein dafür?
Eher selten. Die Frage ist nicht die Betriebsgröße, sondern wie oft ein Ablauf vorkommt. Wenn zwei Leute jede Woche ein paar Stunden mit derselben Sache verbringen, lohnt es sich, egal ob der Betrieb zwölf oder hundertzwanzig Leute hat.
Umgekehrt gibt es große Betriebe, bei denen ein bestimmter Ablauf so selten vorkommt, dass wir abraten.
Was passiert, wenn etwas schiefgeht?
Deshalb läuft der Ablauf am Anfang parallel mit und nicht sofort scharf. Ihr seht bei jedem Vorgang, was passiert wäre, bevor es wirklich passiert. Wenn da Unsinn steht, ändern wir es, und es ist niemandem etwas passiert.
Im laufenden Betrieb gibt es eine Übersicht, in der du siehst, was durchgelaufen ist und wo etwas hängt. Bei Schritten, die nach außen gehen — ein Angebot, eine Rechnung, eine Mail an einen Kunden — bauen wir standardmäßig eine Freigabe ein. Der Ablauf bereitet vor, der Mensch drückt ab.
Wie viel müssen wir selbst dazutun?
Am Anfang eine Stunde mit der Person, die den Ablauf heute macht. Danach ein kurzer Termin pro Woche, damit wir Fragen loswerden und ihr seht, wo wir stehen.
Während der Parallelphase braucht es jemanden, der ab und zu draufschaut und sagt, ob das Ergebnis stimmt. Das ist die Stelle, an der eure Erfahrung reinkommt, und die können wir euch nicht abnehmen.
Braucht ihr Zugriff auf unsere Systeme?
Auf die, durch die der Ablauf läuft, ja. Meistens sind das zwei bis drei: das Postfach, euer Auftragsprogramm, manchmal der Kalender. Wir sagen dir vorher genau, welche das sind und warum.
Alle Konten, die dafür nötig sind, laufen auf dich. Wir bekommen einen Zugang, den du jederzeit wieder entziehen kannst. Das gilt auch für die Werkzeuge, auf denen der Ablauf läuft.
Müssen wir dann Leute entlassen?
Das ist bisher bei keinem unserer Kunden der Grund gewesen. Meistens ist es andersrum: Es ist ohnehin zu wenig Personal da, und die Leute, die da sind, verbringen zu viel Zeit mit Dingen, für die man sie nicht eingestellt hat.
Wenn du Stellen abbauen willst, ist das deine Entscheidung. Wir bauen den Ablauf, nicht deinen Personalplan.
Und wenn wir nach einem Jahr etwas ändern wollen?
Texte, Fristen, Preise und Empfänger änderst du selbst — dafür ist die Anleitung da. Wenn sich der Ablauf grundsätzlich ändert, weil ihr zum Beispiel auf ein anderes Programm umsteigt, ist das ein neuer Auftrag, und wir sagen dir vorher, was er kostet.
Was nicht passiert: dass etwas aufhört zu funktionieren, weil du nicht mehr bei uns bist. Der Ablauf läuft auf deinen Zugängen.
Sag uns einen Ablauf, der jede Woche Zeit frisst.
Wir gehen ihn im Erstgespräch einmal durch und sagen dir, ob sich eine Automatisierung rechnet und was sie ungefähr kostet. Wenn nicht, sagen wir das. Dreißig Minuten, kostenfrei.
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